В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

Решение:

Для обеспечения эффективности распределения входящих документов в компании с большим документопотоком, целесообразно использовать следующую схему:

1. 15-20% входящих документов следует направлять руководству организации. Это обеспечит своевременное рассмотрение стратегически важных вопросов и принятие ключевых решений.
2. Остальные 80-85% документов необходимо направлять руководителям структурных подразделений. Они, в свою очередь, будут распределять документы между специалистами, выполняющими определенные функциональные обязанности, исходя из их компетенции.

Такой подход позволяет:

• Оптимизировать нагрузку на руководство организации, фокусируя их внимание на приоритетных задачах.
• Ускорить обработку большей части документов, так как они сразу попадают к исполнителям, ответственным за конкретное направление.
• Повысить эффективность работы за счет делегирования полномочий и специализации.

Ответ: 15-20% входящих документов направляются руководству организации, остальные - руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности.