Экзаменационное задание № 25

Часть А. Составить схему внутреннего и внешнего документооборота организации.

Решение:

Для составления схемы внутреннего и внешнего документооборота необходимо:

1. Определить типы документов: входящие, исходящие, внутренние.
2. Проследить движение документов: от момента создания/получения до исполнения и отправки/архивирования.
3. Визуализировать схему: использовать блоки для обозначения подразделений/лиц, стрелки для направления движения документов.

Пример внутренней схемы:

Отдел-инициатор -> Руководитель отдела -> Юридический отдел -> Бухгалтерия -> Исполнитель

Пример внешней схемы:

Наша организация (исходящий документ) -> Контрагент (получение) -> Ответ контрагента (входящий для нас)

Часть Б. Составьте документ по сложившейся ситуации, зарегистрируйте его в соответствующем журнале. Составьте письмо-просьбу Надеждинской птицеводческой станции в краевую администрацию о выделении средств из краевого бюджета в сумме 150 тыс. руб. для реконструкции инкубатора.

Решение:

Письмо-просьба

Исх. № ___ от «___» ________ 20__ г.

Главе администрации

Краснодарского края

_________________________

(Ф.И.О.)

Уважаемый(ая) _________________________!

Надеждинская птицеводческая станция обращается к Вам с просьбой о выделении финансовой помощи из средств краевого бюджета для проведения неотложной реконструкции инкубатора.

Инкубатор, являющийся основным производственным объектом станции, находится в критическом техническом состоянии. Многолетний износ оборудования и конструктивных элементов здания ставит под угрозу бесперебойное функционирование и ведет к значительным потерям при инкубации птичьего яйца.

Реконструкция позволит:

• Повысить процент выводимости птенцов;
• Снизить эксплуатационные расходы;
• Обеспечить стабильное производство продукции для нужд края.

Ориентировочная стоимость необходимых работ составляет 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей.

Просим Вас рассмотреть нашу просьбу и оказать содействие в решении данного вопроса.

Приложения:

1. Смета на проведение реконструкции.
2. Акт технического состояния инкубатора.

С уважением,

Директор Надеждинской птицеводческой станции

_________________________ / ______________ /

(подпись) (Ф.И.О.)

Журнал регистрации исходящих документов

Часть В. 1. Оформите документ. Оформить обложку дела

Решение:

На обложке дела указываются:

• Наименование организации (полное и сокращенное)
• Наименование структурного подразделения
• Индекс дела (если есть)
• Заголовок дела
• Дата начала и окончания дела
• Срок хранения дела
• Количество листов в деле
• Архивный шифр (если дело передано в архив)
• Место хранения

Пример оформления обложки:

НАДЕЖДИНСКАЯ ПТИЦЕВОДЧЕСКАЯ СТАНЦИЯ

(НПС)

Администрация

Дело № 15-03

Письма-просьбы в администрацию

Начато: «01» января 2023 г.

Окончено: «31» декабря 2023 г.

Срок хранения: 5 лет

Листов: 75

Хранить: (Место хранения)

2. Определить сроки хранения данных дел, используя «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Часть Г. Сформируйте дело и оформите его на архивное хранение

Решение:

Формирование дела для архивного хранения включает следующие этапы:

1. Систематизация документов: документы группируются в дела в соответствии с заголовками, указанными в описи, и хронологическим порядком.
2. Крепление документов: документы подшиваются или переплетаются.
3. Нумерация листов: все листы дела нумеруются, кроме обложки и чистых листов.
4. Составление внутренней описи: для каждого дела составляется внутренняя опись документов.
5. Оформление обложки: обложка дела оформляется в соответствии с требованиями.
6. Передача дела в архив: сформированное дело передается в архив организации или внешний архив.

Оформление дела на архивное хранение:

• Обложка: должна содержать всю необходимую информацию (наименование организации, заголовок дела, срок хранения, год начала и окончания, количество листов).
• Внутренняя опись: содержит перечень всех документов, находящихся в деле, с указанием их наименования, даты, количества листов.
• Листы дела: нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
• Закрепительный лист: составляется для подтверждения количества листов и документов в деле.